Waarom lukt het slechts een handvol zorginstellingen om doeltreffend te sturen? Wat doen die voorlopers anders dan de rest?
Van een afstand is de opdracht voor zorginstellingen vrij overzichtelijk. Zet je in voor uitstekende zorg, gelukkig werkende medewerkers en een bescheiden winst. Als we kijken naar de sturing in zorginstellingen, is dat echter lang niet altijd wat ik terugzie. Zonde. De rol van informatie daarin is opvallend, dus tijd om die beter te bekijken.
De 'data-goudmijn'
De vastlegging van data in de zorg is enorm. In potentie heeft elke zorginstelling een goudmijn aan informatie. Alleen, slechts een handvol zorginstellingen lukt het om de data-rijkdom om te zetten in effectieve sturing. In de andere zorginstellingen wordt vaak geworsteld met 2 uitdagingen: De informatie overvloed en het informatietekort. Vaak zijn ze beiden in organisaties te vinden.
De informatieovervloed
Ik zie veel goede initiatieven in zorginstellingen om de 'data-goudmijn' te gebruiken. BI-afdelingen worden groter en helpen inzichten bouwen voor de eindgebruikers. Echter zie ik met regelmaat dat organisaties (te) ver doorgaan met de bouw van nieuwe inzichten, terwijl het gebruik beperkt blijft. Met de tijd ontstaat er een berg met rapporten en dashboards en verlies je het overzicht. En belangrijker: het wordt bijna onmogelijk om daarmee consistente sturing te geven aan de organisatie
Het informatietekort
Aan de andere kant zie ik nog verrassend vaak voorbeelden van het informatietekort. Ontbrekende inzichten of incomplete informatie die leidt tot verkeerde besluiten. Soms basaler dan je graag zou willen, denk maar eens aan:
- Investeren zonder de financiële consequenties te kennen (of in te schatten)
- Geen inzicht in benutting van schaarse middelen of mensen
- Alle teamhoofden met 'geeltjes' in het beddenoverleg: welke bedden zijn er vandaag nog vrij?
De voorbeelden zijn eindeloos en gaan vaak ten koste van de zorg voor de patiënt, de medewerker of het financiële resultaat.
Weet je eigenlijk wel hoe je eigen organisatie werkt?
Bij het zorgen voor goede informatie speelt er nog een belangrijke valkuil: Veel organisaties begrijpen veel te beperkt 'hoe de eigen organisatie werkt'. Of ze begrijpen het wel, maar sturen er niet op. De redenen daarvoor zijn divers (denk aan: te complex, maakt tegenstrijdige belangen zichtbaar, liever NU actie dan eerst even nadenken). Maar wat die redenen ook zijn, het resultaat is sturing die niet bijdraagt aan het halen van de belangrijkste doelstellingen, zoals: uitstekende zorg, gelukkig werkende medewerkers en een bescheiden winst.
Wat kunnen we leren van zelfstandige behandelcentra?
Het kan ook anders, ook in de zorg. Sturing geven vanuit de kern, met een kleine, doelgerichte set indicatoren. Dit voorbeeld kwam ik tegen bij een zelfstandig behandelcentrum, ze sturen op 5 onderwerpen:
- EBITDA (winst voor belastingen)
- Benutting van schaarse capaciteit (oa: OK, kliniek, mensen)
- Onverwachte verstoringen van proces en/of uitkomst (denk aan: gecompliceerd beloop)
- Gemeten kwaliteit en tevredenheid van patiënt
- Tevredenheid en gezondheid personeel
5 onderwerpen. Dat krijg je nog eens op een bierviltje. De 5 onderwerpen worden wekelijks besproken met het hele team: arts, verpleegkundige en manager. De cijfers zijn de 'input' van het gesprek, de nadruk ligt op leren als team. En de uitkomsten op de gemeten prestaties….daar zou menig zorginstelling jaloers van worden.
Wil je jouw zorginstelling kunnen aansturen van een bierviltje?
Ik wil elke zorginstelling aanmoedigen om te sturen 'van een bierviltje'. Het werk wordt er veel leuker van en de resultaten worden beter. Wil je er mee aan de slag? Klasse! Deze 3 stappen helpen je op weg:
1. Wat is de kern van je organisatie?
Het vinden van de kern van je organisatie is, zoals gezegd, moeilijker dan veel mensen denken. Echter het belang is enorm, dus dubbel en dwars de moeite waard om hier de tijd voor te nemen. De tijd die je in deze voorbereiding steekt verdien je trouwens heel makkelijk terug in de latere fasen. Een goede start is het stellen van de vraag: wat moeten we super goed doen om het beste resultaat te halen voor patiënt, medewerker en daarmee te zorgen voor bescheiden winst?
2. Vat de kern samen in 1 overzicht
Nu je weet wat de kern is, wordt het zaak dat om te zetten naar de juiste informatie. En let op: 'less is more'. Een mix van doel en proces werkt vaak het beste. Inzicht in het resultaat EN in datgene wat je kunt beïnvloeden om het resultaat te verbeteren. Met regelmaat blijkt dan dat in die enorme data-goudmijn nog een aantal elementen ontbreken. Zul je net zien ;). Geen nood: dat los je tijdelijk op met handmatige aanvullingen. Als na het proefdraaien blijkt dat het grote waarde heeft kun je later alsnog digitaliseren
3. Begin snel, schaaf onderweg bij
Een veel voorkomende valkuil is wachten met starten. Eerst dat perfecte dashboard willen maken en pas daarna gaan sturen. Echter kom je er onderweg vaak achter dat 'het perfecte dashboard' toch niet helemaal aansluit bij wat nodig is. Missende of overbodige informatie wil je dan corrigeren. Door met een 'goed genoeg' dashboard te beginnen kun je veel sneller starten. Is minder tijd nodig van BI en werk je makkelijker toe naar de juiste inzichten.
Kom je er nog niet helemaal uit met deze stappen? Neem gerust contact op, vrijblijvend. Hebben we het er samen over tijdens een (digitale) kop koffie of wandeling. Soms zijn een paar tips voldoende om je op weg te helpen. Het zal je in ieder geval helpen te bepalen waar je precies staat nu en wat de route voorwaarts is.